Simples Nacional e Reforma Tributária: o prazo de 30 dias para optar pelo regime regular de IBS e CBS
Durante setembro de 2026, CFOs, controllers e gestores financeiros de micro e pequenas empresas precisam avaliar uma decisão que terá consequências diretas sobre a carga tributária, o fluxo de caixa e a operação fiscal do negócio a partir de 2027. Para as empresas já optantes pelo Simples Nacional, a janela de 1º a 30 de setembro de 2026 é o período para formalizar a opção de apurar e recolher o IBS e a CBS pelo regime regular. A empresa que pretender manter esses dois tributos dentro do Simples Nacional não precisa apresentar uma opção específica: na ausência de manifestação pelo regime regular, o IBS e a CBS permanecerão no recolhimento unificado no primeiro semestre de 2027. Entender os critérios técnicos dessa escolha é o passo mais importante antes de qualquer decisão.
O que muda no Simples Nacional com a Reforma Tributária
A Reforma Tributária brasileira institui dois novos tributos sobre o consumo: o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), de competência subnacional, e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), de competência federal. Esses tributos substituirão progressivamente o PIS, a Cofins, o ICMS, o ISS e, em grande parte, o IPI, consolidando a tributação sobre o consumo em um modelo de valor agregado com não cumulatividade ampla.
Para as empresas optantes pelo Simples Nacional, a legislação abre uma escolha estrutural: continuar recolhendo o IBS e a CBS dentro da guia unificada do Simples, como hoje ocorre com os tributos que esse regime já engloba, ou migrar o recolhimento desses dois tributos para o regime regular, aplicável às demais empresas.
Essa distinção não é apenas operacional. Ela afeta diretamente a possibilidade de apropriar créditos tributários, a forma de cálculo da carga efetiva, a relação com a cadeia de fornecedores e clientes e o comportamento do fluxo de caixa diante do mecanismo de split payment.
A decisão tomada em setembro de 2026, quanto à opção pelo regime regular do IBS e da CBS, produzirá efeitos no primeiro semestre de 2027, de janeiro a junho. A regulamentação prevê nova janela em março de 2027 para opção ou renúncia com efeitos no segundo semestre. Trata-se, portanto, de um planejamento com horizonte imediato e revisões semestrais previstas na regulamentação.
Prazo e regras para a opção: de 1º a 30 de setembro
O prazo oficial para que as empresas já optantes pelo Simples Nacional formalizem a opção de apurar e recolher o IBS e a CBS pelo regime regular vai de 1º a 30 de setembro de 2026. A opção deve ser realizada por meio do Portal do Simples Nacional, conforme os procedimentos disponibilizados pela Receita Federal.
Alguns pontos merecem atenção especial dos gestores:
A omissão também é uma escolha
Caso uma empresa já optante pelo Simples Nacional não faça a opção pelo regime regular dentro do prazo, o tratamento aplicável no primeiro semestre de 2027 será a manutenção do IBS e da CBS no recolhimento unificado do Simples Nacional. Portanto, a ausência de manifestação não deixa a empresa sem enquadramento: ela produz um resultado objetivo previsto na regulamentação.
A opção pelo regime regular tem caráter semestral
A solicitação realizada em setembro de 2026 refere-se ao semestre de janeiro a junho de 2027 e poderá ser cancelada até 30 de novembro de 2026. Para o semestre de julho a dezembro de 2027, haverá nova janela, de 1º a 31 de março de 2027, tanto para opção quanto para renúncia, com possibilidade de cancelamento até 31 de maio. Quem já estiver no regime regular e não apresentar renúncia nos períodos seguintes continuará nesse modelo.
Documentação e registro interno
Independentemente da opção escolhida, é recomendável que a empresa registre formalmente o processo decisório, incluindo as simulações realizadas, os pareceres obtidos e os critérios considerados. Esse registro protege a gestão em eventuais questionamentos futuros e demonstra diligência no cumprimento das obrigações.
Como funciona o split payment na prática para optantes
O split payment é um dos mecanismos centrais da nova sistemática de arrecadação do IBS e da CBS. Em linhas gerais, quando o mecanismo estiver aplicável à operação e ao instrumento de pagamento, a parcela correspondente ao tributo poderá ser segregada e recolhida ao Fisco no momento da liquidação financeira, sem transitar integralmente pela conta da empresa vendedora.
Para os gestores financeiros, isso pode representar uma mudança significativa na dinâmica do capital de giro. Entretanto, a implementação do split payment é gradual e depende de atos conjuntos da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS. Portanto, não se deve pressupor que todas as transações de todas as empresas estarão sujeitas ao mecanismo desde o início de 2027. Nas parcelas efetivamente submetidas ao split payment, o intervalo entre o recebimento da receita e o recolhimento do tributo tende a deixar de existir.
Impactos distintos conforme a opção escolhida
Para as empresas que mantiverem o IBS e a CBS dentro do Simples Nacional, a legislação admite o split payment como uma das formas de extinção dos débitos desses tributos, observadas as regras da legislação geral do IBS e da CBS. A aplicação prática dependerá do cronograma de implementação e das regras operacionais definidas pelos órgãos competentes.
Para as empresas que optarem pelo regime regular, o split payment, quando aplicável, seguirá a sistemática geral prevista para o IBS e a CBS, em conjunto com as regras de apuração e aproveitamento de créditos tributários do novo sistema.
Em ambos os casos, os sistemas de gestão financeira e fiscal deverão ser preparados de forma compatível com o cronograma efetivo de implementação. A integração entre o ERP, o sistema de emissão de documentos fiscais e os extratos bancários tende a se tornar ainda mais crítica à medida que o novo fluxo de pagamentos for ativado.
Critérios para decidir entre Simples e regime regular
Não existe uma resposta universal para essa decisão. O que existe são variáveis que, combinadas com as características específicas de cada negócio, permitem construir um cenário comparativo confiável. A seguir, os principais critérios que CFOs e controllers devem considerar.
Perfil da cadeia de clientes
Empresas cujos clientes são majoritariamente pessoas físicas ou optantes pelo Simples tendem a ter menor pressão para gerar créditos tributários. Nesses casos, o recolhimento dentro do Simples pode ser mais simples operacionalmente e suficiente para atender às expectativas da cadeia.
Por outro lado, empresas que vendem predominantemente para pessoas jurídicas do regime regular enfrentarão uma avaliação mais rigorosa por parte de seus clientes. No novo sistema, a empresa compradora sujeita ao regime regular poderá apropriar créditos de IBS e CBS nas aquisições, observadas as condições legais. Se o fornecedor permanecer no Simples e recolher esses tributos pela guia unificada, o crédito do adquirente corresponderá ao montante equivalente ao IBS e à CBS devidos por meio do Simples, o que pode ser inferior ao crédito resultante de uma aquisição realizada de fornecedor sujeito ao regime regular e tornar esse fornecedor menos competitivo em determinados segmentos.
Volume e perfil das aquisições
Empresas com alto volume de compras de insumos tributados pelo IBS e CBS no regime regular podem ter interesse em optar pelo regime regular também, pois passariam a apropriar créditos sobre essas aquisições. O aproveitamento de créditos pode, em determinados perfis de negócio, reduzir significativamente a carga tributária efetiva em comparação com o recolhimento dentro do Simples.
Margem e estrutura de custos
A simulação deve considerar a margem operacional da empresa e o peso dos tributos sobre o consumo na formação do preço. Negócios com margens estreitas são mais sensíveis a qualquer variação na carga tributária efetiva e precisam de análises mais detalhadas antes de decidir.
Capacidade operacional para cumprir obrigações acessórias
O regime regular exige apuração própria do IBS e da CBS, controles de créditos e o cumprimento das obrigações acessórias aplicáveis ao novo sistema. Empresas com estrutura administrativa enxuta devem avaliar se têm capacidade interna ou se precisarão ampliar o suporte contábil e fiscal para atender a essas exigências sem incorrer em riscos de conformidade.
Atividade econômica e tratamentos específicos
Determinados setores podem ter tratamentos diferenciados na legislação da Reforma Tributária, como regimes específicos, reduções de alíquota ou isenções. A análise deve considerar se a atividade da empresa se enquadra em algum desses tratamentos e como eles interagem com a opção pelo Simples ou pelo regime regular.
Passos para uma decisão segura e sem riscos fiscais
Diante da complexidade da decisão e da periodicidade semestral da opção pelo regime regular do IBS e da CBS, recomenda-se um processo estruturado, com etapas claras e responsabilidades definidas.
1. Levantamento de dados financeiros e fiscais
O ponto de partida é reunir as informações necessárias para a simulação: faturamento dos últimos 12 meses, composição da receita por tipo de cliente (pessoa física, pessoa jurídica do Simples, pessoa jurídica do regime regular), volume e natureza das principais aquisições, e alíquotas efetivas de IBS e CBS aplicáveis à atividade.
2. Simulação comparativa de carga tributária
Com os dados em mãos, o contador ou assessor tributário deve construir um modelo comparativo que projete a carga tributária efetiva em cada cenário: recolhimento dentro do Simples versus recolhimento pelo regime regular. Essa simulação deve considerar não apenas o tributo em si, mas também os créditos passíveis de aproveitamento e os efeitos sobre o preço final praticado.
3. Avaliação do impacto no fluxo de caixa
O split payment poderá afetar o fluxo de caixa conforme o cronograma de implementação, o perfil das operações e os instrumentos de pagamento utilizados. A projeção de caixa para 2027 deve incorporar cenários compatíveis com as fases efetivamente ativadas do mecanismo, evitando assumir, sem base normativa, uma retenção automática e universal desde o início do ano.
4. Análise do impacto competitivo
Converse com os principais clientes sobre suas expectativas em relação ao aproveitamento de créditos. Em alguns segmentos, a decisão do fornecedor sobre o regime tributário pode influenciar diretamente a relação comercial. Esse dado qualitativo é tão relevante quanto os números da simulação.
5. Validação com especialista e registro da decisão
Antes de formalizar a opção pelo regime regular no Portal do Simples Nacional — ou de decidir manter o IBS e a CBS dentro do recolhimento unificado — valide a análise com um contador ou advogado tributarista de confiança. Este artigo tem caráter informativo e orientador, e não substitui a consultoria jurídica ou contábil especializada, que deve considerar as particularidades de cada empresa e a regulamentação vigente até a data da decisão.
Após a validação, registre formalmente a decisão, os critérios considerados e os documentos que embasaram a escolha.
6. Adequação dos sistemas e processos internos
Independentemente da opção escolhida, os sistemas de gestão financeira, fiscal e contábil precisarão estar preparados para operar sob as novas regras a partir de 2027. Avalie com antecedência se o seu ERP e os demais sistemas estão aptos a tratar a apuração do IBS e da CBS, as novas obrigações acessórias e, conforme o cronograma de implementação, os fluxos relacionados ao split payment.
Uma decisão que começa agora e impacta 2027
O prazo de 30 dias é curto para uma decisão de consequências tão relevantes. CFOs e controllers que iniciarem o processo de análise imediatamente terão tempo suficiente para realizar simulações consistentes, consultar especialistas e tomar uma decisão embasada. Aqueles que deixarem para a última semana de setembro correm o risco de escolher sem o suporte analítico necessário.
A Reforma Tributária representa uma transformação estrutural no sistema tributário brasileiro. Para as empresas já optantes pelo Simples Nacional, ela traz uma decisão estratégica sobre a forma de recolhimento do IBS e da CBS. A opção pelo regime regular precisa ser formalizada no prazo regulamentar; a permanência desses tributos no Simples Nacional, por sua vez, não exige manifestação específica para o primeiro semestre de 2027.
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